Pembukuan UMKM Sederhana: Cara Memisahkan Uang Pribadi dan Usaha + Contoh

Rekening yang dipakai bersama untuk usaha dan kebutuhan rumah membuat satu pertanyaan sederhana sulit dijawab: sebenarnya usaha ini untung berapa? Saldo bisa naik karena ada uang tabungan yang masuk, atau turun karena belanja dapur ikut dibayar dari kas usaha. Pembukuan sederhana dimulai dari satu langkah: memisahkan uang pribadi dan uang usaha, lalu mencatat setiap uang yang berpindah di antara keduanya.

Di bawah ini ada contoh satu bulan usaha laundry yang uangnya masih bercampur, lalu langkah memisahkannya, susunan buku kas yang cukup untuk usaha kecil, dan rutinitas mencatat yang tidak memakan banyak waktu.

Apa itu pembukuan sederhana?

Pembukuan sederhana adalah catatan rapi tentang uang usaha: apa yang masuk, apa yang keluar, kapan, untuk apa, dan berapa saldonya. Untuk usaha kecil, isinya cukup:

1. Buku kas: setiap uang masuk dan keluar beserta tanggal, keterangan, kategori, dan saldo.
2. Daftar piutang: pelanggan yang belum membayar dan kapan jatuh temponya.
3. Daftar utang: tagihan pemasok atau cicilan yang belum lunas.
4. Daftar alat dan stok, kalau ada: peralatan yang dipakai bertahun-tahun dan barang yang belum terjual.

Tidak perlu istilah debit dan kredit. Dari buku kas yang rapi, laporan bulanan sederhana berbasis kas, seperti laporan laba rugi dan arus kas, bisa disusun kapan saja. Untuk laba yang lebih akurat, piutang dan penyusutan alat ikut diperhitungkan, seperti di contoh laporan laba rugi itu.

Kenapa uang pribadi dan usaha harus dipisah?

Kalau bercampur, tiga hal ini hampir pasti terjadi:

• Laba tidak terbaca. Belanja rumah tampak seperti biaya usaha, dan uang tabungan yang dimasukkan tampak seperti pendapatan.
• Harga jual bisa salah. Biaya usaha yang sebenarnya tidak diketahui, jadi sulit memastikan harga sudah menutup biaya.
• Sulit menunjukkan kinerja usaha. Bank, investor, atau calon mitra biasanya ingin melihat catatan usaha yang terpisah dari keuangan keluarga.

Pemisahan ini juga menjadi asumsi dasar SAK EMKM, standar akuntansi untuk UMKM dari Ikatan Akuntan Indonesia: kekayaan pribadi pemilik dipisahkan dari kekayaan dan hasil usaha.

Contoh: satu bulan uang yang masih bercampur

Fulan menjalankan usaha laundry kiloan fiktif. Selama ini semua uang, baik dari pelanggan maupun untuk keluarga, keluar-masuk lewat satu rekening yang sama. Ini catatan satu bulannya, setelah dipilah:

Kalau hanya melihat rekening, Fulan mengira usahanya untung sekitar Rp4.400.000 sebulan. Setelah dipilah, gambarannya berbeda:

Usahanya sebenarnya menghasilkan laba Rp8.400.000, atau sekitar 46,7% dari pendapatan. Angka ini laba berbasis kas: penyusutan mesin cuci belum dikurangkan, jadi laba yang sebenarnya lebih kecil dari itu. Saldo hanya naik Rp4.400.000 karena Rp6.000.000 dipakai untuk keluarga, dan kenaikan itu pun terbantu Rp2.000.000 dari tabungan pribadi. Tanpa dipilah, Fulan bisa salah ambil keputusan dua arah: mengira usahanya kurang untung, atau tidak sadar bahwa kebutuhan keluarga sudah menghabiskan sebagian besar laba.

Lima langkah memisahkan uang pribadi dan usaha

1. Buka rekening atau dompet digital khusus usaha. Semua pembayaran pelanggan masuk ke sana, dan semua biaya usaha dibayar dari sana. Kas tunai di laci juga dihitung sebagai uang usaha.
2. Tentukan gaji pemilik dalam jumlah tetap. Misalnya Fulan menetapkan Rp5.000.000 sebulan, ditransfer sekali ke rekening pribadi. Semua kebutuhan rumah dibayar dari rekening pribadi itu. Dalam pembukuan, uang ini dicatat sebagai prive, bukan biaya usaha. Kalau labanya stabil di kisaran Rp8.400.000, sekitar Rp3.400.000 tetap tinggal di usaha setiap bulan. Artinya kebutuhan rumah yang di contoh tadi Rp6.000.000 perlu dicukupkan dengan Rp5.000.000.
3. Catat setiap uang yang berpindah antara pribadi dan usaha. Uang tabungan yang dimasukkan ke usaha dicatat sebagai setoran modal; uang usaha yang diambil untuk pribadi dicatat sebagai prive. Keduanya bukan pendapatan atau biaya.
4. Kalau terpaksa memakai uang usaha untuk kebutuhan pribadi, catat saat itu juga. Misalnya bayar belanja dapur dengan kas usaha karena dompet pribadi tertinggal: catat sebagai prive, jangan dicampur ke biaya bahan.
5. Simpan bukti setiap transaksi usaha. Nota, struk, dan bukti transfer memudahkan pengecekan ketika saldo tidak cocok, dan berguna kalau suatu saat diminta menunjukkan catatan usaha.

Untuk menghitung harga jual atau titik impas, gaji pemilik justru sebaiknya ikut dihitung sebagai biaya, supaya tenaga Anda tidak dianggap gratis. Contohnya ada di cara menghitung HPP untuk UMKM.

Susunan buku kas sederhana

Buku kas cukup berisi enam kolom: tanggal, keterangan, kategori, masuk, keluar, dan saldo. Saldo setiap baris adalah saldo baris sebelumnya ditambah uang masuk dan dikurangi uang keluar. Contoh beberapa baris buku kas Fulan setelah dipisah:

Supaya tabelnya ringkas, penjualan di contoh ini ditulis per minggu. Dalam praktik, catat setiap hari.

Kategori sebaiknya sedikit tetapi konsisten. Untuk usaha jasa seperti laundry, misalnya: Penjualan, Bahan habis pakai, Upah, Sewa, Listrik dan air, Perawatan alat, Pemasaran, Peralatan, Setoran modal, dan Prive. Peralatan, setoran modal, dan prive sengaja dipisah karena ketiganya bukan biaya bulanan biasa.

Rutinitas mencatat yang ringan

• Setiap hari: catat uang masuk dan keluar hari itu, paling lambat sebelum tutup. Mencatat di hari yang sama jauh lebih mudah daripada mengingat-ingat seminggu kemudian.
• Setiap minggu: cocokkan saldo di buku kas dengan uang di laci dan saldo rekening usaha. Kalau berbeda, cari selisihnya selagi transaksinya masih segar di ingatan.
• Setiap bulan: susun ringkasan pendapatan, biaya per kategori, laba, dan prive, lalu bandingkan dengan bulan sebelumnya.

Template dan alat yang bisa dipakai

Kalau ingin mulai dari spreadsheet, template laporan keuangan UMKM gratis dari Budgetku berisi sheet Kas Harian dengan kolom seperti contoh di atas. Ringkasan laba rugi dan arus kas bulanannya terisi sendiri dari catatan harian. Template ini bisa dibuka di Excel dan Google Sheets.

Pembukuan sederhana di Budgetku

Di aplikasi keuangan UMKM Budgetku, langkah-langkah di atas bisa dijalankan seperti ini:

1. Buat kategori Prive dan Setoran modal. Prive sebagai kategori pengeluaran untuk uang usaha yang diambil pemilik, termasuk gaji pemilik. Setoran modal sebagai kategori pemasukan untuk uang pribadi yang dimasukkan ke usaha. Kalau ingin mencatat keuangan rumah juga, workspace terpisah tersedia mulai paket Pro, tetapi transfer gaji pemilik tetap dicatat di workspace usaha sebagai Prive.
2. Buat akun untuk setiap tempat uang usaha, misalnya kas laci, rekening bank, dan e-wallet. Memindahkan uang dari kas laci ke rekening dicatat sebagai transfer antarakun, bukan pemasukan.
3. Catat setiap transaksi dengan kategori. Setiap pemasukan dan pengeluaran wajib memakai kategori, jadi rinciannya terbentuk sejak dicatat.
4. Lampirkan foto atau PDF struk ke transaksi sebagai bukti.
5. Buka menu Laporan untuk melihat Cashflow, P&L, dan pengeluaran per kategori pada rentang tanggal yang Anda pilih. Laporan ini tersedia di semua paket, termasuk Free.

Satu hal yang perlu diingat: P&L dan Cashflow di Budgetku menjumlahkan semua transaksi pemasukan dan pengeluaran, termasuk Prive dan Setoran modal. Kalau contoh laundry di atas dicatat apa adanya, P&L menunjukkan selisih Rp4.400.000, bukan laba Rp8.400.000. Untuk mendapatkan laba usaha, keluarkan keduanya dari hitungan: total Prive terlihat di laporan pengeluaran per kategori, dan total Setoran modal bisa dilihat dengan memfilter daftar transaksi per kategori. Penyesuaian lainnya, seperti penyusutan, ada di contoh laporan laba rugi.

FAQ

Apakah UMKM wajib membuat pembukuan untuk pajak?

Tergantung jenis wajib pajaknya. Menurut UU KUP Pasal 28 dan PMK 81 Tahun 2024, yang menggantikan PMK 54/PMK.03/2021, wajib pajak badan dan orang pribadi yang menjalankan usaha pada dasarnya wajib menyelenggarakan pembukuan. Pengecualiannya hanya untuk orang pribadi, yang cukup melakukan pencatatan kalau:

• peredaran brutonya kurang dari Rp4,8 miliar setahun dan memakai norma penghitungan penghasilan neto. Pemakaian norma harus diberitahukan ke DJP dalam tiga bulan pertama tahun pajak; tanpa pemberitahuan itu, wajib pajak dianggap memilih menyelenggarakan pembukuan; atau
• seluruh peredaran bruto usahanya dikenai PPh final atau bukan objek pajak, dengan jumlah tidak lebih dari Rp4,8 miliar setahun.

Badan usaha, termasuk PT perorangan, tetap wajib pembukuan yang ditutup dengan neraca dan laporan laba rugi, jadi buku kas sederhana saja belum cukup. Pencatatan antara lain memuat peredaran bruto usaha, dan catatan serta dokumennya wajib disimpan 10 tahun. Pembukuan sederhana seperti di atas tetap berguna untuk mengelola usaha. Untuk memastikan kewajiban pajak usaha Anda, tanyakan ke kantor pajak atau konsultan pajak.

Berapa gaji pemilik yang wajar?

Tidak ada angka baku. Patokan yang aman: gaji pemilik lebih kecil dari laba usaha rata-rata beberapa bulan terakhir, sehingga sebagian laba tetap tinggal di usaha untuk cadangan dan pengembangan. Kalau laba naik turun, pakai bulan-bulan yang paling sepi sebagai acuan.

Modal awal dari tabungan pribadi dicatat sebagai apa?

Sebagai setoran modal pemilik, bukan pendapatan usaha. Begitu juga kalau di tengah jalan Anda menambah uang dari tabungan untuk menutup kekurangan kas: catat sebagai setoran modal supaya laba usaha tidak tampak lebih besar dari kenyataannya.

Apakah harus memakai debit dan kredit?

Untuk mengelola usaha kecil sehari-hari, tidak. Buku kas dengan kolom masuk dan keluar sudah cukup untuk menyusun laporan laba rugi dan arus kas sederhana. Pembukuan berpasangan dengan debit dan kredit biasanya dibutuhkan untuk laporan keuangan lengkap, misalnya neraca yang disusun akuntan.

Usaha saya masih kecil sekali. Perlukah pembukuan?

Justru paling mudah dimulai saat transaksinya masih sedikit. Kebiasaan memisahkan uang dan mencatat setiap hari jauh lebih sulit dibangun ketika usaha sudah ramai dan uangnya terlanjur bercampur.

Mulai catat keuangan Anda di Budgetku

Paket Free gratis selamanya, tanpa kartu kredit: akun dan transaksi tanpa batas, anggaran bulanan, serta laporan cashflow.

Daftar gratis Lihat aplikasi keuangan UMKM

Artikel terkait

• Keuangan UMKM

  Arus Kas UMKM: Cara Membuat Laporan dan Proyeksi Arus Kas Sederhana + Contoh

  Satu usaha kue fiktif: laporan arus kas sebulan, lalu proyeksi tiga bulan yang menunjukkan kas minus walaupun untung, dan dua cara sederhana untuk mencegahnya.

• Keuangan UMKM

  Cara Membuat Invoice yang Benar untuk Usaha Kecil: Isi Wajib, Contoh, dan Cara Menagih

  Isi invoice yang benar, bedanya dengan nota, kuitansi, dan faktur pajak, lalu satu contoh invoice usaha desain fiktif lengkap dengan potongan, PPN untuk PKP, dan cara menagihnya.

• Keuangan UMKM

  Cara Menghitung HPP untuk UMKM: Rumus, Contoh Kedai Kopi dan Toko Kelontong, sampai Harga Jual

  Satu kedai kopi dan satu toko kelontong fiktif: hitung HPP per gelas, tentukan harga jual tanpa tertukar margin dan markup, lalu hitung HPP bulanan dengan stok.